Manual Estratégico y Operativo: Migración Odoo 15 a Odoo 19

2.1 Mapeo de Capas Actuales de Trabajo

El diagnóstico identifica una asimetría crítica de involucramiento:

• Capa 1 (Consultoría Externa): Configura la plataforma Odoo 19 a partir de requerimientos estáticos. Carece de contexto de planta, restricciones físicas de patio y particularidades del montaje en obra.
• Capa 2 (Contabilidad y TI): Concentran la presión de la implementación, traduciendo requerimientos, probando flujos y empujando el proyecto. Riesgo: Sobrecarga y cuello de botella operacional.
• Capa 3 (Áreas Operativas de Planta y Obra): Operan en actitud pasiva ("esperar a que nos digan qué hacer"). Esta postura es la causa raíz de las inconsistencias en el sistema actual (Odoo 15).

2.2 Evaluación de Madurez de Circuitos (Matriz As-Is / To-Be)

2.3 Directivas de Salida (Sprint de Cierre)

• Congelamiento de Configuración (Code/Config Freeze): Se prohíbe la apertura de nuevos requerimientos funcionales en Odoo 19. Toda necesidad adicional pasará al Backlog de Mejoras Post Go-Live.
• Transferencia de Propiedad: La Contabilidad deja de ser la encargada de resolver errores de planta. Cada responsable asume la validación de sus datos.
• Aislamiento de Errores Bloqueantes: Definición rígida de fallas que impiden la salida frente a divergencias menores.

• RResponsible (Ejecuta/Revisa)
• AAccountable (Aprueba/Dueño)
• CConsulted (Consultado)
• IInformed (Informado)

4.1 Definición Operativa por Puesto (Límites Directos)

1. Responsable de Producción

• Aprueba: Listas de Materiales (BOM) en borrador y Órdenes de Producción.
• Audita: Consumo teórico vs. consumo real de hormigón y acero.
• No Hace: No transcribe BOMs manualmente si existe el export de Impact; No aprueba piezas con defectos para el envío al patio de despacho sin el aval formal de Calidad.

2. Responsable de Compras

• Aprueba: Órdenes de Compra y adjudicación de licitaciones.
• Audita: Mapeo de precios de insumos, variaciones de costos y tiempos de entrega.
• No Hace: No emite compras sin solicitud/orden de producción origen; no cambia precios sin justificación.

3. Responsable de Depósito

• Aprueba: Recepciones de materia prima, inventarios rotativos y transferencias internas.
• Audita: Cuadre de stock físico vs. sistema; ubicación correcta de insumos.
• No Hace: No mueve materiales entre áreas sin documento en Odoo; no ajusta stock sin autorización.

4. Responsable de Calidad

• Aprueba: Dictamen de Piezas (Aprobado / Rechazado / En Maquillaje).
• Audita: Repetición de defectos de moldeo y daños por manipulación.
• No Hace: No permite el traslado de piezas no inspeccionadas al patio de despacho.

5. Responsable de Logística

• Aprueba: Programación de fletes, asignación de transportistas y Remitos.
• Audita: Ocupación de camiones, retorno de racks/caballetes y remitos firmados.
• No Hace: No despacha camiones sin Remito generado en Odoo 19.

6. Responsable de Montaje

• Aprueba: Certificado de avance de montaje y partes de recepción en obra.
• Audita: Piezas montadas vs. despachadas, uso de grúa y reporte de daños en sitio.
• No Hace: No firma avances de obra basándose en estimaciones visuales no verificadas.

7. Project Manager

• Aprueba: Cierre mensual analítico del proyecto y subcontrataciones de obra.
• Audita: Margen real vs. presupuesto comercial, desvíos de materiales y plazo global.
• No Hace: No gestiona la obra mediante planillas paralelas desligadas de Odoo.

8. Contadora

• Aprueba: Conciliación Proveedores/Recepciones, Facturación de Clientes y Cierre Contable.
• Audita: Coherencia entre circuitos funcionales y libros contables.
• No Hace: No asume la carga operativa ni la corrección de errores de los responsables de área.

6.1 Checklist: Validación de BOMs Anidadas (Responsable de Producción)

• Coincidencia Métrica: Conteo total de piezas en Odoo 19 igual al archivo de despiece.
• Unidades de Medida (UoM): Verificación de unidades correctas (m³ para hormigón, kg para acero, m² para encofrado, Unidades para insertos).
• Consumo Teórico: El volumen de hormigón más la densidad de acero coinciden con el peso teórico total del elemento prefabricado.
• Estructura Anidada: Existencia de Sub-BOMs si la pieza requiere un sub-ensamble de armadura metálica previa.
• Inexistencia de Duplicados: Confirmación de que no existen SKUs equivalentes creados con nombres ligeramente distintos.

6.2 Checklist: Auditoría de Despacho y Logística (Responsable de Logística)

• Estado de Calidad: Verificación en el sistema de que la pieza figura como Aprobado QC.
• Mapeo de Remito: Asignación de la pieza correcta según número de serie / lote al remito en borrador.
• Flete y Capacidad: Peso total de la carga dentro de los límites legales de la unidad de transporte.
• Logística Inversa: Inclusión de racks y caballetes en la guía de transporte para su posterior retorno.

6.3 Plantilla de Registro y Corrección de Errores IA (Log de Aprendizaje)

Cualquier inconsistencia detectada durante la revisión humana debe ser volcada en este registro para ajustar las reglas del Bot:

Regla de Gobernanza: Si un mismo error de transcripción, unidad de medida o mapeo generado por la IA se repite dos veces consecutivas en las revisiones humanas, el bot debe ser pausado inmediatamente para ese flujo hasta que se actualice la regla lógica o la plantilla de origen.

8.1 Estructura de la Reunión de Alineación de Equipo (60 Minutos)

1. 00-05 minDirección: Visión y Desafío de Negocio
2. 05-15 minEl Cambio de Paradigma: Autonomía por Puesto
3. 15-35 minPresentación de los 8 Responsables de Proceso
4. 35-45 minDemostración del Bot/IA (Con error controlado)
5. 45-55 minHoja de Ruta: Semana de Prueba y Criterios
6. 55-60 minEspacio Abierto de Dudas e Inquietudes

8.2 Guión de Comunicación Directiva (Qué decir / Qué evitar)

• Evitar decir: "El nuevo sistema Odoo 19 los va a obligar a registrar todo".
• Sustituir por: "Odoo 19 les dará visibilidad completa para que cada área pueda gestionar su proceso sin depender de autorizaciones intermedias".
• Evitar decir: "La consultora configuró el sistema así".
• Sustituir por: "Nosotros definimos las reglas de nuestro negocio; la consultora solo ajusta el sistema a lo que necesitamos".
• Evitar decir: "La IA va a hacer el trabajo de la planta".
• Sustituir por: "La IA asume la carga repetitiva de transcripción para que ustedes se concentren en la toma de decisiones y el control de calidad".

Este documento establece la estructura funcional de puestos y responsabilidades durante y después del proceso de migración del ERP (de Odoo 15 a Odoo 19) y la integración de herramientas de Inteligencia Artificial (IA / Bots de automatización).

Principios Operativos Innegociables:

• Propiedad del Proceso (Process Ownership): Los consultores externos y el equipo de TI configuran y soportan la plataforma, pero los responsables internos de cada área son los únicos dueños del criterio operativo, las validaciones y los datos de su proceso.
• Generación Asistida por IA en Borrador: Las herramientas de IA y los bots de automatización no confirman transacciones de forma autónoma. Su función es actuar como un "asistente de transcripción" eliminando tareas repetitivas y creando registros en estado Borrador (Draft).
• Firma y Validación Humana: Ningún documento administrativo o de operaciones (Órdenes de Producción, Listas de Materiales, Compras, Remitos, Certificaciones) sale del estado Borrador sin la auditoría y firma explícita del responsable del área.
• Una persona, varios roles: Una persona puede llevar más de un rol, según el volumen de producción. No es que cada puesto sea una persona distinta.

3.1 Responsable de Producción (Plantas de Prefabricado)

• Área: Producción / Operaciones
• Reporta a: Gerencia de Producción / Dirección
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Estructura de Productos y Listas de Materiales (BOM).
• Órdenes de Producción (OP).
• Consumo de Insumos y Generación de Productos Terminados.

Responsabilidades Específicas:

• Auditoría de Listas de Materiales (BOM) generadas por IA: Revisar y validar que las listas de materiales importadas automáticamente desde los despieces técnicos (Impact/BIM) coincidan en unidades (m³, kg, unidades) y cantidades.
• Aprobación de Órdenes de Producción: Liberar las órdenes de producción en Odoo 19 según el programa trazado por PCP.
• Control de Consumos Real vs. Teórico: Garantizar que la planta registre las bajas reales de materias primas (cemento, acero, aditivos, moldes).

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Procesa el archivo de despiece técnico (Impact/BIM) y crea en estado Borrador las decenas de SKUs y BOMs anidadas correspondientes a la obra.
• Genera los borradores de las Órdenes de Producción agrupadas por tipología de pieza o hito de montaje.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No transcribe datos manualmente si la fuente de datos técnica ya existe.
• No aprueba piezas con defectos para el envío al patio de despacho sin el aval formal de Calidad.

3.2 Responsable de Compras (Supply Chain)

• Área: Supply Chain / Cadena de Suministro
• Reporta a: Gerencia de Supply Chain / Gerencia de Admin. & Fin.
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Requerimientos de Compra (MRP).
• Solicitudes de Cotización y Cuadros Comparativos.
• Órdenes de Compra (OC).

Responsabilidades Específicas:

• Adjudicación y Selección de Proveedores: Analizar las comparativas presentadas por el sistema y seleccionar la opción óptima en precio, plazo y condiciones de pago.
• Emisión de Órdenes de Compra: Validar y confirmar las compras generadas por el sistema a partir de las necesidades de producción (MRP).
• Gestión de Precios e Insumos: Mantener actualizadas las listas de precios de proveedores en Odoo 19 para la correcta estimación de costos teóricos.

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Agrupa las necesidades de materias primas e insumos directos generadas por las Órdenes de Producción activas.
• Prepara borradores de Solicitudes de Cotización y arma comparativas de precios de insumos basados en el historial.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No emite compras sin origen documentado en el sistema (Orden de Producción o necesidad formal de área).
• No negocia ni aprueba incrementos de precio sin volcar la justificación en la cuenta analítica del proyecto.

3.3 Responsable de Depósito y Almacenes

• Área: Supply Chain / Logística
• Reporta a: Responsable de PCP / Gerencia de Supply Chain
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Recepción de Mercaderías e Insumos.
• Control de Inventario y Ubicaciones Físicas.
• Movimientos Internos y Ajustes de Stock.

Responsabilidades Específicas:

• Control de Recepción: Validar físicamente que la cantidad y calidad de insumos recibidos coincida exactamente con la Orden de Compra en Odoo 19.
• Gestión de Ubicaciones Físicas: Asegurar que cada material o insumo quede registrado en su ubicación correspondiente dentro del sistema.
• Inventarios Rotativos: Realizar conteos periódicos para garantizar la coincidencia entre el stock real y el stock del ERP.

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Asocia el remito del proveedor escaneado/ingresado con la Orden de Compra abierta y sugiere la ubicación de almacenamiento de acuerdo a las reglas del depósito.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No realiza movimientos ni salidas de material sin un documento de respaldo registrado en Odoo 19.
• No realiza ajustes manuales de inventario sin la aprobación del área contable/financiera.

3.4 Responsable de Calidad

• Área: Producción / Calidad
• Reporta a: Gerencia de Producción / Staff Técnico
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Puntos de Control de Calidad (Quality Checks).
• Registro de Defectos y Trazabilidad.
• Habilitación de Stock de Patio.

Responsabilidades Específicas:

• Inspección de Piezas Terminadas: Auditar la geometría, acabado, resistencia e insertos de cada elemento prefabricado al salir del molde.
• Dictamen Técnico: Clasificar el estado de la pieza en Odoo 19 como Aprobado, En Maquillaje/Reparación o Rechazado/Scrap.
• Liberación para Despacho: Asegurar que solo el stock en estado Aprobado pase a la ubicación física y lógica de Patio / Listo para Despacho.

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Despliega las listas de chequeo digitalizadas (checklists) basadas en la tipología de pieza creada en el despiece e identifica patrones recurrentes de fallas o defectos para el análisis de causa raíz.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No aprueba piezas "por urgencia de obra" que no cumplan las tolerancias técnicas especificadas por Ingeniería.
• No archiva rechazos sin registrar el origen del error (molde, mezcla, armadura o manipulación).

3.5 Responsable de Logística y Despacho

• Área: Supply Chain / Logística
• Reporta a: Responsable de PCP / Gerencia de Supply Chain
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Programación de Fletes y Transportes.
• Emisión de Remitos Oficiales.
• Salida de Stock de Patio y Logística Inversa de Racks.

Responsabilidades Específicas:

• Validación de Envíos: Verificar que toda pieza subida a un transporte cuente con el visto bueno de Calidad y la Orden de Despacho activa.
• Emisión de Remitos: Firmar y confirmar los remitos oficiales generados por el sistema, asegurando la baja automática de stock del patio.
• Control de Equipos de Transporte: Registrar en Odoo 19 las unidades de transporte (propias o de terceros) y la salida/retorno de activos reutilizables (racks, caballetes, vigas de estiba).

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Concatena la Orden de Producción finalizada y aprobada por Calidad con la hoja de ruta de la obra para generar en Borrador el Remito de despacho y la asignación sugerida de transporte.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No autoriza la salida de ningún camión sin su correspondiente Remito oficial emitido en Odoo 19.
• No genera remitos sobre piezas que no estén aprobadas en el sistema.

3.6 Responsable de Montaje (en Obra)

• Área: Obras / Campo
• Reporta a: Gerencia de Operaciones / Dirección
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Recepción de Materiales en Sitio.
• Parte Diario de Avance de Montaje.
• Certificación de Avance Físico.

Responsabilidades Específicas:

• Recepción en Obra: Registrar la llegada de camiones a la obra y dar conformidad o reporte de daños sufridos durante el traslado.
• Reporte de Avance Físico: Asignar las piezas efectivamente montadas en la estructura dentro de Odoo 19 para permitir el seguimiento en tiempo real.
• Certificación de Obra: Validar los hitos de montaje completados para habilitar la facturación al cliente por parte del área contable.

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Compara los remitos despachados desde planta contra el plan de secuencia de montaje y genera el borrador de la certificación de avance físico de la obra.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No reporta avances visuales "estimados" sin verificar la correcta fijación, soldadura y calce de los elementos.
• No asume el costo de piezas dañadas en sitio sin generar el reporte de incidencia correspondiente.

3.7 Project Manager (PM) / Responsable de Seguimiento de Proyectos

• Área: Gestión de Proyectos / Dirección
• Reporta a: Dirección / Junta de Socios
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Contabilidad Analítica por Proyecto / Obra.
• Control de Presupuesto Teórico vs. Costo Real.
• Gestión de Subcontrataciones de Obra.

Responsabilidades Específicas:

• Control de Costos Directos: Evaluar mensualmente la cuenta analítica del proyecto, integrando los consumos de fábrica, fletes, grúas, subcontratas y trabajos en sitio.
• Análisis de Desvíos: Investigar y corregir las causas de desviaciones entre el presupuesto vendido y el costo de ejecución real.
• Gestión de Subcontratistas: Aprobar los partes de trabajo y certificaciones de contratistas externos (movimiento de suelo, fundaciones, terminaciones).

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Consolida todos los gastos operativos, consumos de material y facturas asociadas a la cuenta analítica de la obra, emitiendo alertas automáticas ante desviaciones de margen o presupuesto.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No gestiona el seguimiento del proyecto en planillas externas no sincronizadas con Odoo 19.
• No ignora ni archiva las alertas de desvío presupuestario emitidas por el sistema sin realizar la investigación correspondiente.

3.8 Contadora / Responsable de Administración y Finanzas

• Área: Administración & Finanzas
• Reporta a: Gerencia de Admin. & Fin. / Dirección
• Flujos Clave en Odoo 19:
• Pareo 3-Vías (Orden de Compra - Recepción de Depósito - Factura de Proveedor).
• Facturación de Clientes asociada a Certificados de Montaje.
• Conciliación Bancaria, Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.

Responsabilidades Específicas:

• Validación Contable: Confirmar que las facturas recibidas de proveedores coincidan con la recepción física en depósito y la Orden de Compra autorizada.
• Emisión de Facturación: Emitir las facturas de venta a los clientes basadas estrictamente en las certificaciones de obra aprobadas por el PM y el Responsable de Montaje.
• Punto de Control Transversal: Actuar como auditor del cierre contable sin asumir la carga operativa de las áreas de planta.

Lo que la IA / Bot hace por este puesto:

• Realiza el calce automático (3-Way Matching) entre Facturas digitales de proveedores, Órdenes de Compra y Partes de Recepción, dejando listas para pago las coincidencias exactas.

Límites y Reglas "NO HACE":

• No corrige manualmente los errores de carga de Producción, Compras o Depósito; devuelve la transacción al responsable del área para su ajuste.
• No contabiliza ni paga facturas de proveedores que no posean recepción registrada en el sistema.